Peaaegu igaüks meist on pidanud rohkem kui korra erinevatel koosolekutel osalema. Ja ma arvan, et paljud on kolleegidelt kuulnud järgmist väidet: "Jälle koosolek, aga millal tööle?". Meie riigis peetakse iga päev sadu tuhandeid koosolekuid. Kuid kahjuks on see nii, kui kvantiteet ei muutu kvaliteediks, sest põhimõte “mida rohkem, seda parem” siin selgelt ei tööta. Ainult tõhusad koosolekud võivad anda märgatava käegakatsutava tulemuse ja mõjutada ettevõtte kvaliteeti. Tahaksin ettevõtteid, mille töötajad saaksid ühineda V. V. luuletuse kuulsate ridadega. Majakovski "Istuv" jäi järjest vähemaks:

Sa ei jää põnevusega magama.
Varahommik.
Unistan varajasest koidikust kohtumisest:
"Oh vähemalt
Rohkem
Üks seanss
Kõikide koosolekute väljajuurimise kohta!

Koosolekute tüübid

koosolekul - koosolek, kokkutulek pühendatud mõne eriküsimuse või mitme küsimuse arutamisele.

Laiendatud koosoleku variandid on järgmised:

• sümpoosion— laiendatud koosolek teaduslikul eriküsimusel;
• konverents- laiendatud kohtumine näiteks teadlaste, poliitikute seas;
• kongress, kongress- reeglina piirkondliku, ülevenemaalise või rahvusvahelise mastaabiga laia koosseisuga kohtumine.

Konkreetses ettevõttes eristatakse olenevalt põhiülesandest järgmist tüüpi koosolekuid:

• töökorras;
• õpetlik;
• problemaatiline.

Koosolekute klassifitseerimisel võib aluseks võtta ka muid kriteeriume, nagu näiteks: plaaniline, plaaniväline.

Lisaks jagunevad need vastavalt koosoleku olemusele järgmisteks tüüpideks:

• diktaatorlik- iseloomulik autoritaarsele juhtimistüübile, kui koosolekut juhib ja tegelik hääleõigus on ainult juht, ülejäänud osalejatele antakse ainult võimalus küsimusi esitada, kuid mitte mingil viisil väljendada isiklik arvamus;
• autokraatlik- lähtudes juhi küsimustele osalejatele ja nende vastustest neile reeglina arutelusid ei toimu, võimalik on vaid dialoog;
• eraldav- aruannet arutavad ainult juhataja poolt valitud osalejad, ülejäänud kuulavad ja arvestavad esitatud informatsiooniga;
• vaieldav– vaba arvamuste vahetus ja areng ühine lahendus; otsuse tegemise õigus lõplikus redaktsioonis jääb juhile;
• tasuta- see ei võta vastu selget päevakorda, mõnikord pole esimeest, mõnikord lõpeb see otsusega, kuid põhimõtteliselt taandub see arvamuste vahetusele.

Kokkutulnutel on koosolekul osalejatel võimalus avaldada oma seisukohta arutatavatel teemadel, viia nende valduses olev info kõigi koosolekul osalejateni, arutada. vaidlusi tekitavad küsimused kaaluma alternatiivseid lahendusi. Ega asjata ju öeldakse, et vaidluses sünnib tõde.

Kohtumine on aga kallis ettevõtmine. Pidage meeles, et kui teie organisatsioonis on iga päev tunniajane koosolek kaheksa osalejaga, tähendab see, et ühele töötajale makstakse ainult koosolekutel osalemise eest. Koosolekut ei saa vaadelda kui töötajate teavitamise viisi, see on parim vahend hindamiseks ja otsuste tegemiseks. Kollektiivsel otsusel on suurem kaal kui ühel otsusel. Seetõttu on kohtumine ideaalne seal, kus on vajalik meeskonna osalemine probleemi arutamisel ja lahenduste leidmisel, kus on vaja kaaluda erinevaid seisukohti.

Koosoleku ettevalmistamine

Kohtumise edukus sõltub 90% selle ettevalmistamise kvaliteedist. Iga, isegi kõige lühem kohtumine, saab eeluuringust ainult kasu.

Ürituse ettevalmistamise eest vastutav isik peab ennekõike välja selgitama:

• koosoleku eesmärk
• peamised arutelupunktid,
• osalejate nimekiri,
• koht, aeg ja vorm.

Tuleb märkida, et paljudes organisatsioonides on koosolekute läbiviimiseks teatud kord, mille saab sätestada erimäärustega. Sel juhul on ülesanne oluliselt lihtsustatud.

Kui koosoleku ettevalmistamisel osaleb mitu inimest, siis üldjuhul annab ettevõte korralduse koosoleku läbiviimiseks, millega määratakse kindlaks töörühma koosseis ja koostamise plaan (vt näide 1).

Päevakorra seadmine

Päevakorra paika panemine on esimehe ülesanne, kuid selle dokumenteerimine on sekretäri kohustus.

Päevakord koostatakse alles pärast koosoleku eesmärgi kindlaksmääramist. Samal ajal peaks eesmärk olema selgelt sõnastatud, loogilise terviklikkuse ja ühemõttelise tõlgendusega. Päevakorras peaks olema väike arv punkte et neid saaks koosolekul üksikasjalikult arutada. Kuid kahjuks ei ole see nõue alati täidetud ja päevakord on ülekoormatud, mistõttu ei ole võimalik kõiki küsimusi põhjalikult ette valmistada ja arutada. Siin kehtib põhimõte "parem vähem, aga parem". Seetõttu proovige alati vabaneda teisejärgulistest probleemidest, mida saab lahendada väljaspool koosolekut.

Päevakord koostatakse tavaliselt kirjalikus (trükis) vormis. . Loomulikult võib koosolekuid pidada ka ilma eelnevalt koostatud küsimuste nimekirjata, kuid sel juhul tuleks neile koosolekul osalejatele vähemalt suuliselt tähelepanu juhtida. Arvan, et keegi ei vaidle vastu sellele, et kirjalik päevakava on rohkem tõhus vorm ja võimaldab kõigil keskenduda sellele, mida on vaja teha: enne koosolekut, koosoleku ajal ja pärast seda. See on ürituse plaan. Ilma selleta toimuvad kohtumised kujunevad väga sageli üldisteks aruteludeks, millest osavõtjad ei keskendu põhiküsimustele. Paljud ettevalmistamata koosolekute tunnistajad pidid rohkem kui korra kokku puutuma sellise olukorraga, kui keegi küsis oma alluvatelt kiiresti teavet ja ülejäänud olid sunnitud ootamisega aega raiskama. Sellised puudused mõjutavad negatiivselt arutelu rütmi ja järelikult selle tõhusust.

Sellest Kuidas tuleks punkte päevakorda võtta? On kaks diametraalselt vastandlikku arvamust.

Vastavalt esimesele vaatepunktile tuleks küsimused järjestada nende tähtsuse ja keerukuse järgi. Argumendid on siin järgmised: koosoleku alguses on töötajad aktiivsemad, nad ei ole veel väsinud ja seetõttu on parem kõige olulisemad ja keerulisemad teemad alguses läbi arutada.

Teise seisukoha järgijad leiavad, et pikemat arutelu ja läbitöötamist nõudvaid küsimusi saab kõige paremini käsitleda kohtumise teises kolmandikus, mil osalejate füüsiline ja vaimne jõudlus saavutab haripunkti. Jooksvad küsimused, mis ei nõua palju aega, saab esmalt lahendada ning kõige lihtsamad küsimused, huvitavad ja meeldivad asjad, võib jätta lõppu.

Tööpraktika põhjal saame soovitada lugejatel kinni pidada teisest seisukohast, sest. otsast alustades lihtsad küsimused, saate määrata teatud rütmi, kuna need ei vaja üksikasjalikku uurimist, nende üle arutlevatel töötajatel pole aega väsida - need toimivad "omamoodi soojendusena" enne keerukamate probleemidega tegelemist. Kui põhitöö on tehtud ja publiku tähelepanu nõrgeneb, saab edasi liikuda huvitavamate, pinget mittenõudvate teemade arutamise juurde (s. viimane kolmandik koosolekud), näiteks ettevõtte aastapäeva auks ettevõtteürituse korraldamise või näitusel osalemise tulemuste kohta.

Me elame dünaamilises maailmas. Kohtumise ettevalmistamise käigus võivad usaldusväärsema ja õigeaegsema teabe saamise tulemusena prioriteedid korduvalt muutuda. See, mis oli meie jaoks aktuaalne veel paar tundi tagasi, võib muutuda täiesti ebahuvitavaks. Seetõttu ei tohiks kunagi pidada töötoa kinnitatud päevakava millekski vankumatuks. Sel juhul võib soovitada välja töötada päevakorra kohandamise kord pärast selle kinnitamist, mis peaks kajastuma koosolekute läbiviimise reeglites.

Planeeritud päevakord juhataja poolt heaks kiidetud, on sellise dokumendi näidis toodud näites 2. Kuid praktikas kasutatakse sageli ka lihtsustatud vormi. Nagu on näha näitest 3, siis sellel puudub kooskõlastustempel (on isegi projekteerimisvariandid ilma vastutava täitja allkirjata), kuid just need kutsete vormid on levinumad. Esimene vorm on informatiivsem, sisaldab teavet koosoleku koha, kuupäeva ja osalejate kohta, on kinnitatud kinnitustempliga. Seetõttu võib soovitada seda kasutada olulisemate koosolekute jaoks ning töö- ja tegevuskava jaoks saab sekretär sellele alla kirjutada ka pärast eelnevat suulist arutelu esimehega. Päevakorra koostamise kord on fikseeritud koosoleku läbiviimise reglemendis, kui see ettevõttes on.

Koosolekul osalejad

Pärast koosoleku eesmärgi ja sellel arutatavate küsimuste hulga kindlaksmääramist saate jätkata osalejakandidaatide valimist. Kohtumiseks töötajaid tuleks kutsuda :

• kes teevad aruteluks tõstatatud küsimustes võtmeotsuseid (nende arvamus võib olla määrav);
• kellel on vastavalt oma ametiülesannetele teatud teave käsitletavate küsimuste kohta;
• kes oma tegevuse iseloomust tulenevalt peaksid olema kursis koosolekul esitatud teabega;
• kes korraldab koosoleku otsuste elluviimist.

Kutsuda tuleks inimesi, kes oskavad häält teha erinevad punktid nägemus ja samal ajal valmis viljakaks suhtlemiseks.

Koosoleku kasulikkus on pöördvõrdeline osalejate arvuga. Psühholoogide soovitatud kogus ettevõttesiseseks koosolekuks — 6-9 inimest, see tagab kõrge tootlikkuse, inimesed ei lähe massi kaduma ning sellist gruppi on lihtsam kontrollida. Praktikas peetakse koosolekuid nii väiksemates kui suured rühmad, igal neist on oma eelised ja puudused.

Päevakorra võib lisada külaliste nimekiri märkides oma positsioonid. Seda siis, kui korraldatakse suuri koosolekuid, kus on palju osalejaid. Seda praktiseeritakse aktiivselt föderaalsetes täitevorganites. Äriorganisatsioonides on parem lisada koosolekul osalejad ja kutsutud koosoleku päevakorda, nagu on näidatud näites 2.

Suurtes asutustes koostatakse koosolekud olulisemate küsimuste üle teavet nende kohta , mis näitab teema aruteluks tõstmise põhjust ja eesmärki. Koos abi võib pakkuda otsuse eelnõu .

Kui koosolekul osaleb suur hulk inimesi, filiaalide juhte, tütarettevõtteid või kolmandate isikute esindajaid, kutsed (teated) koosolekule. Reeglina koosneb selline dokument:

• apellatsioonid;
• teave ürituse kuupäeva, koha ja kellaaja kohta;
• päevakord;
• osalemiskutsed;
• koosolekul osalemise kinnituse taotlused.

Kutsetele (teadetele) kirjutavad alla ürituse ettevalmistamise eest vastutavad isikud. Võimalik kujundusvõimalus on näidatud näites 4.

Osalejatele saadetava dokumendi tüüp sõltub ka koosoleku tüübist. Reeglina on see:

• koosoleku pidamise kutse (teade), mis kantakse organisatsiooni kirjaplangile või
• päevakord ettevõtte poolt vastuvõetud kujul.

Päevakava tuleks välja saata paar päeva enne ürituse algust (tavaliselt 3-5 päeva), et anda osalejatele võimalus valmistuda. Sellele on lisatud arutlusele tulevad materjalid (iga teema kohta aruannete kavandid, infomaterjalid vastutavad isikud). Sellised tõendavad dokumendid saab välja saata hiljem – 1-2 päeva enne koosoleku toimumist. Sel juhul peaksite arvestama teabe hulga tegelikku suhet, mida vajate järelejäänud ajaga tutvumiseks.

Koosolekute korraldajad ei pea mitte ainult osalejatele kutseid (või päevakorrad) saatma, vaid peavad ka toetama tagasisidet. Tuleks selgeks teha, kas nad saavad kohale tulla, kas neil on vaja tehniliste vahendite olemasolu.

Koosoleku dokumentide koostamine (aruanded, infomaterjalid)

Niisiis, 10-15 lehekülge pidevat teksti, mis on trükitud väikeses kirjas, ei loe keegi. Seetõttu ärge säästke oma töötajate arvelt ja kasutage optimaalset kirjasuurust - 12. Väiksemat teksti saab kasutada näiteks lehekülje allmärkuste jaoks.

Ärge kasutage korraga liiga palju kirjastiile (piisab 2-st, näiteks levinumatest - Times New Roman ja Arial). Parem on tekstifragmente esile tõsta erineva stiiliga (kaldkiri, paksus kirjas) või allajoonimisega.

Mõelge, mitu taset tekstis pealkirju vajate, kas peate need nummerdama, kuidas tõstate esile tabelite, diagrammide ja jooniste nimed? Kõik see aitab lugejal dokumendis kiiresti navigeerida.

Peaasi, et teie valitud vormindusloogikat ei rikutaks ühe dokumendi sees ja seda on soovitav järgida (isegi väikeste kõrvalekalletega) kogu materjalikomplekti ulatuses.

Osalejate esitlusi saab toetada kirjalikud aruanded . Pange tähele, et aruanne on üks pikimaid äridokumente. Selle kirjutamine on üks vajalikest oskustest edukas karjäär. Seetõttu anname mõned põhilised soovitused aruande teksti koostamiseks. See peaks olema:

• kokkuvõtlik, niivõrd kui sisu ja eesmärk seda võimaldavad;
• arusaadav (lihtne, mitte segane);
• loogiline;
• struktureeritud.

Väga sageli on aruande kirjutamise eesmärk lugejaid mingil moel mõjutada: veenda neid aktsepteerima teatud seisukohta, muutma oma meelt või tegema konkreetseid tegevusi. Aruanne peaks olema adresseeritud etteantud rühmale, sisaldama veenvaid argumente ja ennetama võimalikke vastuväiteid.

Lisaks aruannetele valmistatakse ette koosolekut infomaterjalid mida saatejuhid kasutavad. Pole ime, et vene vanasõna ütleb: "Parem on üks kord näha kui sada korda kuulda." Visuaalseid abivahendeid on palju. Näiteks kaks lihtne graafika võivad olla tõhusamad kui üks keerukas ning neid on lihtsam ja kiirem ehitada. Kaasaegne arvutitehnoloogia võimaldab teil aruandesse lisada palju graafilised pildid kuni värviliste illustratsioonideni.

Ruumi ettevalmistamine

Koosolekuruum tuleb eelnevalt ette valmistada.

Mõne tunni pärast tuleb see ventileerida või kliimaseade sisse lülitada.

Toolid peaksid olema korralikult paigutatud ja nende arv peaks olema 1-2 võrra suurem kui kavandatud osalejate ja kutsutute arv. Lõppude lõpuks võib arutelu ajal vaja kiiresti kutsuda üks töötajatest. Siis on neil koht, kus istuda.

Laudadel peaksid olema kirjutusvahendid (pliiatsid, pliiatsid ja A4 paberilehed või mugavad A5 või suuremad märkmikud). Soovitatakse kasutada kaubamärgiga kirjatarbeid.

Laudadele asetatakse mineraalvesi ja klaasid, mis asetatakse tagurpidi salvrätikutele ning neid peaks olema 1-2 võrra rohkem kui kohalolijaid.

Kui selguse huvides kasutatakse markerplaate, on vaja ette näha mitme mitmevärvilise markeri olemasolu, samuti nn kustutuskumm spetsiaalse vedelikuga eelnevalt leotada.

Tehniliste vahendite kasutamise korral tuleb need eelnevalt paigaldada, tutvuda tööreeglitega ja kontrollida töövõimet, kindlasti tuleb ette näha sülearvutite ühendamise võimalus. Slaidide kasutamisel on vaja tagada nende kohalolek koosolekul, asetada projektsiooniekraan nii, et see oleks kõigile kohalolijatele nähtav.

Võib vaja minna eksootilisemat varustust. Näiteks on toiduettevõtetes võimalik läbi viia toote degusteerimine ja võrrelda seda konkurentide toodetega. Sel juhul on vaja iga osaleja jaoks ette näha ühekordsete lauanõude olemasolu.

Mõned ettevõtted ei luba turvakaalutlustel inimestel koosolekutele tulla. Mobiiltelefonid. Sel juhul peaks olema võimalik neid hoiustada peasekretäri juures.

Koosoleku pidamine

Kui päevakord on täis, siis soovitame kehtestada arutelu reeglid . Ta distsiplineerib osalejaid ja aitab juhatajal koosoleku kulgu kontrollida. Ühe küsimuse arutamiseks pühendatud koosoleku päevakava näidis võib välja näha järgmine:

• sissejuhatavad märkused (kokkutuleku ajal on ette nähtud tähtajad ja selle lõppemise orienteeruv aeg) - mitte rohkem kui 10 minutit;
• põhiettekanne - kuni 30 minutit;
• küsimused esinejale - mitte rohkem kui 2 minutit. iga;
• kaasettekanne, teade - mitte rohkem kui 10 minutit;
• küsimused kaasesinejale - mitte rohkem kui 1 min. iga;
• etendused - 5-7 minutit. iga;
• kõneleja vastus - mitte rohkem kui 5 minutit;
• kaasesinejate vastused - mitte rohkem kui 3 minutit. iga;
• viide koosoleku ajal - mitte rohkem kui 3 minutit;
• otsuse eelnõu lugemine - mitte rohkem kui 3 minutit;
• Kohtumise tulemuste kokkuvõte - mitte rohkem kui 10 minutit.

Maksimaalne kestus koosolekud ei tohiks ületada kolm kuni neli tundi päevas. Inimese psühhofüsioloogilistest omadustest lähtuvalt on soovitatav pärast 1,5 - 2-tunnist töötamist teha 15-minutiline paus.

Koosoleku täpsema aja määrab juhataja. Sel juhul tuleks arvestada inimese biorütme. Näiteks ergonoomilised uuringud on seda näidanud parim aeg otsustamine on hiljem hommikul. Psühholoogid soovitavad enamikku koosolekuid pidada pärastlõunal. Biorütmide teooria järgi on inimesel kaks töövõime tippu - vahemikus 9-12 tundi ja vahemikus 16-18 tundi. Kuigi pikad koosolekud päeva lõpus võivad sundida inimesi tegema kiireid ja mitte alati optimaalseid otsuseid. Edu ei sõltu koosoleku kestusest, vaid sellest, kui aktiivsed on kõik sellel osalejad.

Kohtumiste kestus ettevõttes on keskmiselt 30 minutit kuni 2 tundi. Kohtumine tuleb püüda hoida võimalikult lühike, niipalju kui seatud eesmärgid seda võimaldavad. Pole saladus, et paljudes ettevõtetes kujunevad kohtumised teemadel, mida saaks 20 minuti jooksul arutada, pikaks 2-tunniseks aruteluks. Maailm on kogunud palju kogemusi selle probleemi ratsionaalsete ja isegi originaalsete lahenduste leidmisel. Näiteks mõnes Jaapani korporatsioonis lähevad töötajad fuajeesse ja seal peetakse koosolekut püsti seistes. Pole kahtlust, et sellised arutelud mahuvad ekspertide soovitatud ajaraami - tund, maksimaalselt poolteist. Mul on raske ette kujutada sellist Venemaa ettevõtetes koosolekute pidamise vormi - ärikorralduse küsimustes oleme Jaapanist veel kaugel, kuid meil on veel kõik ees.

• informatiivsed ja operatiivsed koosolekud ei tohiks ületada 20-30 minutit ja probleemsed koosolekud - 1,5-2 tundi;
• ühe arutelu raske küsimus ei tohiks venitada üle 40-45 minuti;
• pärast 30-40 minutit tööd hakkab osalejate tähelepanu vähenema;
• 70-80 minuti pärast ilmneb füüsiline väsimus;
• 80-90 minuti pärast tekib negatiivne aktiivsus - algavad vestlused ja kõrvalised tegevused;
• kui koosolek jätkub ilma vaheajata üle 2 tunni, siis on osalejaid, kes nõustuvad mis tahes otsusega.

Koosoleku dokumentatsioon

Kõige tähtsam algab kohe pärast kohtumist. Lõppude lõpuks sõltub selle tõhusus tehtud otsuste elluviimisest. Selleks on vaja koostada protokoll, milles fikseeritakse otsused kirjalikult, näidates ära vastutavad täitjad ja ülesande täitmise tähtajad. Tavaliselt teeb juhataja koosoleku lõpus arutelust kokkuvõtte ja annab lühidalt teada, milliseid meetmeid, kes ja millal peaks tegema. See on protokoll, mis dokumenteerib saavutatud kokkuleppeid ja näitab edasise töö suuna.

Protokoll on koosoleku viimase etapi kohustuslik element. Protokoll fikseerib küsimuste arutamise käigu ja tehtud otsused. Protokoll kajastab kollegiaalse organi või töötajate rühma ühise otsustamise tegevust.

Olenevalt koosoleku tüübist ja muudest teguritest järgmine protokolli vormid :

• täis protokoll, mis sisaldab kõigi koosolekul peetud sõnavõttude protokolli (salvestab arutatud küsimused ja tehtud otsused, osalejate sõnavõtud, küsimused, kommentaarid jne);
• lühidalt protokoll, mis sisaldab kõnelejate nimesid ja lühikesed märkmed kõne teema, tehtud otsuste kohta (arutelu käigu üksikasjadeta).

Otsuse selle kohta, millist protokolli koosolekul pidada, teeb kollegiaalse organi juht või organisatsiooni juht.

Protokoll on sisuliselt koosoleku kokkuvõte. See võib olla aluseks järgmisel koosolekul tõstatatud küsimuste arutamisel. Sellest dokumendist saavad koosolekult puudujad ammutada väärtuslikku teavet (need võivad olla vastutavad täitjad, keda arutelule ei kutsutud). Seetõttu on protokolli koostamisel vaja lisada järgmised punktid:

• töötoa kuupäev ja kellaaeg;
• osalejad;
• päevakord ja selle täitmine;
• tehtud otsused;
• kavandatud tegevused;
• vastutavad täitjad;
• täitmise periood.

Protokolli peab koosoleku ajal sekretär, kes teeb märkmeid (stenograafi) või salvestab koosolekul osalejate kõned diktofonile. Sekretäri peamine professionaalne kvaliteet peaks olema kuulamisoskus, mis on praegu alahinnatud omadus. Enamik inimesi koosolekul hakkab sageli rääkima samal ajal. Kõigist meie kasutatavatest sõnadest kannab vaid väike osa objektiivset teavet, mida tasub dokumenti salvestada. Paljud inimesed kujundavad oma mõtteid sõnadega, mis väljendavad seda, kuidas nad vaatajaskonna või rühma suhtes tunnevad. Sellisest verbaalsest voost olemuse eraldamiseks on vaja märkimisväärset tähelepanu koondamist, aga ka teadmisi organisatsiooni peamiste äriprotsesside kohta. Anname salvestajatele mitmeid soovitusi:

• tajuda fakte ja ideid, mitte ainult sõnu;
• kuulake sõnu tegude kohta: tehtud, oodatud või heaks kiidetud;
• pane tähele sõnu, mis räägiksid võimalikest muudatustest;
• ärge kõhelge kohalolijatelt küsima, kui te ei saa aru ega mõista aktiivse arutelu või eelseisva aktsiooni käigus tehtud otsust;
• enne järgmise arutelupunkti juurde asumist tehke eelmisest kokkuvõte. Samas palub esimees reeglina otsuse eelnõu ette lugeda ja teeb selles vajadusel muudatusi (tuleb tähele panna, et kui töögrupp, siis peaks otsuse eelnõu ette valmistama tema) ja sekretäri ülesandeks on ainult otsus protokolli projektis fikseerida.

Protokolli disainil on mitmeid funktsioone. Kui see kestis mitu päeva, näitab kriips koosoleku algus- ja lõppkuupäeva. Protokolli number on kollegiaalse organi koosoleku järjekorranumber alates aasta algusest.

Protokoll märgid esimees ja sekretär. Eriti olulistel juhtudel peaksid kõnelejad seda tegema kinnitama protokolli, viisad kleebitakse dokumendi vasakusse serva, esituse salvestamise tasemele.
Protokollile on lisatud läbivaatamiseks esitatud materjalid: tõendid, aruanded, projektid jms, mis vormistatakse lisadena.

Reeglina sõltub protokolli koostamiseks eraldatud aeg koosoleku liigist ja see tuleks fikseerida ettevõtte kohalikes eeskirjades. Tavaliselt vormistatakse protokoll mõne tunni jooksul pärast koosolekut või järgmisel päeval, kusjuures sekretäri, esimehe ja kõigi kohalviibijate arutelu on värske.

Kõigile koosolekul osalejatele tuleb saata protokolli koopia ning konkreetsete küsimuste kohta vastutavatele täitjatele, kes koosolekul ei viibinud, protokolli väljavõte, mis sisaldaks ainult korralduse täitmiseks vajalikku teavet. Näidis väljavõtte väljastamine tootmiskoosoleku protokollist on toodud näide 5. Protokolli koopia või protokolli väljavõtte koosolekul osalejatele jagamise aeg tuleks kindlaks määrata ettevõtte kohalikes eeskirjades.

Tavaliselt, protokolli koopia tehakse protokolli originaalist koopia tegemisega, millele on alla kirjutanud koosoleku juhataja ja protokollija. Sel juhul asetatakse dokument ülemisse paremasse nurka tempel "KOopia", mitte “ÕIGE KOOPIA”, nagu seda tehakse paljudes organisatsioonides, ja protokolli lõpus tehakse GOST R6.30-2003 kohane sertifitseerimismärge: dokumendi koopia kinnitamisel kinnitatakse sertifikaadi silt. atribuudi "Allkiri" all "Õige", koopia kinnitanud isiku asukoht, tema isiklik allkiri ja täisnimi (initsiaalid, perekonnanimi), kinnitamise kuupäev(vt näide 6). Samal ajal peavad protokollide koopiate tõestamise õigust omavale isikule ettevõtte kohalikud eeskirjad andma sellised volitused, näiteks võib see kajastuda kontoritöö juhendis.

Protokolli koopia (nagu ka protokolli väljavõte) on lubatud pitseriga tõestama organisatsioon oma äranägemise järgi. Kuid reeglina ei panda organisatsioonis kasutatavate dokumentide (väljavõtete) koopiatele templit. Seetõttu meie näidetes 5 ja 6 see nii ei ole.

Kui teete mitmeleheküljelise protokolli koopiat, tuleb dokumendi paljundatud lehed esmalt kokku õmmelda ja sertifitseerimiskiri tehakse sel juhul tagaküljele. viimane leht dokument. Praktikas ainult organisatsiooni sees kasutatavaid mitmeleheküljelisi koopiaid ei välgata.

Kontroll on ajaline ja sisuline. Vastutus ajakontrolli eest lasub dokumendihaldusteenistusel ning kontrolli teostab sisuliselt vahetu juht. Järgmisel koosolekul saab töötajaid teavitada eelmise koosoleku otsuste täitmisest.

Kooskõlas Art. Organisatsioonide tegevuses tekkivate standardsete juhtimisdokumentide loetelu (2000) lõike 5 kohaselt on kehtestatud: protokolli säilitamise perioodid :

• organisatsiooni kollegiaalse täitevorgani (juhatus, nõukogu, direktoraat, juhatus jne) protokollid - pidevalt;
• organisatsiooni teaduslike, ekspert-, metoodiliste, nõuandeorganite (komiteed, komisjonid, nõukogud jne) protokollid - pidevalt;
• koosolekute protokollid organisatsiooni juhiga - pidevalt;
• organisatsiooni töökollektiivide koosolekute protokollid - pidevalt;
• koosoleku minutid struktuurijaotused organisatsioonid - 5 aastat EPC;
• aktsionäride üldkoosolekute protokollid, aktsionärid - pidevalt.

Enamik protokollidel on püsiv säilitusaeg, mis määrab seda tüüpi dokumentidega töötamise tähtsuse ettevõttes. Seetõttu on oluline mitte ainult arhiivi säilitamine, vaid ka protokollide operatiivse säilitamise korraldamine ettevõttes vastavalt kinnitatud juhtumite nomenklatuurile.

Elektrooniline dokumendihaldus ja koosolekud: mis on neil ühist?

Ettevõtted kõik sees rohkem tunnevad vajadust tõhusa juhtimise järele. Sellele on suunatud elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide (EDMS) kasutuselevõtt. Juhime teie tähelepanu asjaolule, et paljudes EDMS-ides on moodul, mis on mõeldud töövoo automatiseerimiseks, mis kaasneb kollegiaalsete juhtorganite koosolekutega. Ta suudab tõhusalt lahendada järgmisi ülesandeid:

• koosolekute planeerimine ja ettevalmistamine;
• juhile mugavate tööriistade pakkumine eelnevate kohtumiste analüüsimiseks;
• kontroll koosoleku tulemusel vastuvõetud otsuste täitmise üle.

Ühel või teisel kujul (olenevalt konkreetsest tarkvarast) saab rakendada järgmisi funktsioone:

• päevakorra projekti koostamine;
• otsuste eelnõude koostamise eest vastutavatele täitjatele teadete saatmine;
• vastutavatelt täitjatelt otsuste eelnõude ja tõendite saamine;
• koosolekuks dokumentide paketi koostamine;
• koosolekul osalejatele dokumentide paketi jagamine;
• kutsete, päevakavade jagamine;
• koosoleku protokolli koostamine;
• koosolekute otsuste täitmise jälgimine.

Kui EDMS-is on rakendatud täisväärtuslik plokk juhiste täitmise juhtimise automatiseerimiseks, võimaldab see genereerida vajalikku aruandlust. Reeglina saate teha valikuid:

• F.I. O. käsu andnud juht;
• F.I. O. vastutav testamenditäitja;
• tellimuste täitmise tähtaeg;
• tähtaja ületanud tellimused.

EDMS-i õige kasutamine on mõeldud selleks, et hõlbustada meie tööd ja vabastada aega probleemide lahendamiseks, millega masinad veel toime ei tule.

* * *

Arvestades, et suurettevõtte tegevjuht kulutab koosolekutel käimisele keskmiselt 17 tundi nädalas, tegevjuht 23 tundi ja keskastme juht 11 tundi nädalas, võib koosolekute tõhusus vabastada palju kasulikku aega ja energiat. Ja teie panus sellesse üllasse eesmärgisse võib olla märkimisväärne!

On mõeldamatu ette kujutada ühegi organisatsiooni tööd ilma ärikommunikatsioonita. Korralikult üles ehitatud suhtlus töötajate vahel võimaldab ülesandeid sujuvalt ja kiiresti lahendada.

Organisatsioonides on mitut tüüpi koosolekuid ja igal neist on oma eripärad ja ülesanded. Selliste nüansside tundmine aitab hõlbustada äriküsimuste arutamist. See artikkel räägib teile koosolekute tüüpidest, aitab teil mõista, miks neid peetakse ja kuidas neid kontoritöös salvestatakse.

Ärikohtumiste eesmärgid

Igat tüüpi ärikohtumised võimaldavad näha terviklikku pilti olukorrast organisatsioonis, tuvastada selle nõrgad ja tugevused. Väärib märkimist, et selles ärisuhtluse vormingus osalemisega toimub kiire ettevõte või ettevõte.

Ülesanded

Igat tüüpi koosolekute puhul võib eristada järgmisi ülesandeid:

• aktuaalsete probleemide ja küsimuste lahendamine;
• osakondade tegevuse integreerimine vastavalt ettevõtte strateegilisele eesmärgile;
• ettevõtte ja selle üksikute struktuuriüksuste hindamine;
• ettevõtte poliitika hoidmine ja arendamine.

Selleks, et mõista, millises vormingus sellist äriüritust korraldada, tuleb otsustada, milline ülaltoodud ülesannetest sellele vastab, ja pärast seda saate aru, millisesse klassifikatsiooni see kuulub.

Tüübid ja klassifikatsioon

Koosolekul kui ärisuhtluse liigil võib olla erinev pidamise vorm, mis määrab selle teema ja kohalviibivate ametnike nimekirja.

Tuleks eristada peamist koosolekute klassifikatsiooni:

1. Omandipiirkond. Siin saame eristada sellist tüüpi koosolekuid nagu administratiivsed (mis näevad ette arutelu probleemsed küsimused), teaduslikud (seminarid ja konverentsid, mille eesmärk on arutada aktuaalseid teaduslikke küsimusi), poliitiline (mis tahes organisatsiooni liikmete kohtumise korraldamine erakonnad ja liigutused) ja segatüübid.
2. Kaal. Siin eristatakse rahvusvahelisi, kuhu on kaasatud spetsialiste teistest riikidest või välispartneritest, riiklikest, piirkondlikest ja ka linnalistest.
3. Regulaarsus. Mõlemas vormingus võivad koosolekud olla kestvad või korduvad.
4. Vastavalt lähetuskohale – kohalik või reisiv.

Ja ka igat tüüpi koosolekuid saab jagada järgmiselt:

1. Õpetlik, sätestades dirigeerimiseks käskkirjavormingu, kus kõrgem juht edastab info otse oma alluvatele, mis seejärel lahkneb ja edastatakse mööda võimu vertikaali. Kõige sagedamini kuuleb sellise ärisuhtluse käigus tegevjuhi korraldusi, mis võivad ettevõtte käiku oluliselt mõjutada ning need võivad olla ka käitumisnormid või olulised uuendused.
2. Töökorras (saatmine). Seda tüüpi koosolekute eesmärk on saada teavet organisatsiooni või ettevõtte olukorra kohta. Info liikumine on sel juhul suunatud alluvatelt alluvatelt osakonnajuhatajateni või tegevjuhile. Põhimõtteliselt arutatakse operatiivkoosolekutel teekaartide elluviimist, kavandatavaid tegevusi, strateegilisi ja tegevuskavasid. Oluline erinevus operatiiv- (lähetus)koosoleku ja kõigi teiste vahel on see, et neid peetakse regulaarselt ja neil on kindel osalejate nimekiri. Samuti väärib märkimist, et koosoleku ajal ei pruugi päevakorda olla.
3. Probleemne. Selline koosolek kutsutakse kokku kiireloomulise vajaduse korral ülesannete täitmise otsuse tegemiseks lühike aeg või ettevõtte globaalse probleemi lahendamiseks.

Lisaks kõigele eelnevale võib eraldi välja tuua ühe kõige enam populaarne vaade tootmiskoosolek - planeerimiskoosolek. Reeglina toimub selline üritus iga päev või kord nädalas, kus on kohal osakonnajuhataja ja otsesed esinejad, kes saavad päeva ülesanded ja arutavad nende elluviimise edenemist.

Ettevõtte töötajate koosoleku teemaks koosolekul võivad olla igasugused ettevõtte tegevuse käigus esile kerkivad küsimused ning arutelu käik võib olla pühendatud väliskeskkonna muutustele, milles konkreetne organisatsioon tegutseb.

Koosoleku korraldamine

Igasugune kohtumine, olenemata selle vormingust, nõuab selleks hoolikat ettevalmistust, kuna selle tõhusus sõltub sellest hetkest. Esialgu peate kindlaks määrama järgmised punktid:

• eesmärk;
• arutatud küsimused;
• personalile ülesannete püstitamine (funktsionaalsuse ja alluvuse alusel);
• ülesande täitmise etapid.

Tänapäeval viiakse enamik koosolekuid läbi väga keskpäraselt, mistõttu nende tähendus kaob ja määratud ülesandeid saab täita halvasti. Seetõttu on äärmiselt oluline mõelda selliste ärikohtumiste kogu käik läbi ja üles ehitada töine arutelu nii, et see ei võtaks lihtsalt aega, vaid saaks meeskonnalt vastureaktsiooni.

Koosolekud

Tuleb märkida, et suured ettevõtted ja organisatsioonid, kes soovivad võita teatud turuosa ja arendada oma ettevõtet suure kasumi saamiseks, panustavad arutelusse suure panuse. olulised küsimused koosolekute kaudu. Edukate juhtide praktika põhjal saate koosolekuks valmistumiseks koostada järgmised reeglid:

Alustuseks määratakse osalejate nimekiri. Peaks olema selge, keda koosolekule kutsuda ja millist rolli ta sellel mängib. Tihti juhtub, et kutsutud ei pruugi asjast aru saada ja kutsutakse "igaks juhuks", kuid sel hetkel võiksid nad oma asja ajada. ametlikud kohustused ja ära raiska aega.

Tähtis on päevakava olemasolu. Kui koosolek on planeeritud, koostatakse eelnevalt päevakord, kus on märgitud arutatavad küsimused ja määratakse ka peamised esinejad. Oluline on meeles pidada, et see dokument tuleks saata teabe koostamise eest vastutavatele isikutele ja kohalviibijatele, et kõik osalejad saaksid koostada aruandeid, ettepanekuid ja lisaküsimusi. Vajadusel saab päevakorda korrigeerida.

Koosolekul tuleks esile tõsta peamised ja strateegilised küsimused. Selliste küsimuste kõnelejateks peavad tingimata olema isikud (osakondade, sektsioonide, töökodade juhid), kes vastutavad isiklikult ettevõtte mis tahes strateegiliste meetmete rakendamise eest.

Olulised punktid

Oluline on meeles pidada, et igal koosolekul on kaks peamist etappi - selleks valmistumine ja selle läbiviimine. Esimene etapp hõlmab ärikohtumise pidamise asjakohasuse määramist, ülesannete, põhi- ja kõrvaleesmärkide määramist, osalejate ja esinejate nimekirja koostamist, aruannete, ettekannete ja ettekande koostamist vastavalt teemale või eelnevalt määratletud päevakorrale. Teises etapis viiakse ellu eelnevalt planeeritud kohtumise käik, kuulatakse aruandeid ning arutatakse jooksvaid ja strateegilisi küsimusi.

Kui sellise ärisuhtluse käigus on vaja töötajatelt otsustada, mida ja kellele teha, siis võib välja tuua kolmanda etapi – otsustamise. Üldjuhul teeb otsused koosolekut juhatav juhataja oma äranägemise järgi või arutelu või kollektiivse hääletamise teel.

Kohtumisplaani näidis

Kui tema ees on täpselt määratletud plaan, saab iga juht koosolekut tõhusalt ja tulemuslikult läbi viia, mis võimaldab tal saada töötajatelt tagasisidet ja seada neile õiged ülesanded. See plaan võib sisaldada järgmisi aspekte:

• teatud ajaperioodi (kvartal, nädal, poolaasta, kuu) aruannete kuulamine ja tulemuste kokkuvõte;
• ettevõtte jaoks oluliste päevakajaliste küsimuste kajastamine;
• kuulda soovitusi tõrkeotsinguks ajurünnak);
• pakutavate võimaluste hindamine ja nende rakendamise arutelu;
• optsioonide kogumine;
• ühe või teise variandi vastuvõtmise poolt hääletamine;
• piiride määratlemine probleemi lahendamise käigus (vastutajate määratlemine, terminid, meetodid ja meetodid).

metsaraie

Enamik koosolekutüüpe tuleb fikseerida paberil (dokumendil), mida nimetatakse protokolliks. Sellise dokumentatsiooni säilitamine võimaldab tehtud otsuseid seadustada. Ja ka tänu protokollile saate alati jälgida tegevuste elluviimise edenemist ja seatud ülesannete mittetäitmise korral määrata, kes selle eest vastutab.

Punktsiooni viib reeglina läbi koosoleku juhatajaks oleva juhi sekretär. Kuid sageli saavad seda funktsiooni täita ka teised töötajad.

Sekretäri ülesanded ja ülesanded

Enne ärikohtumiste algust peaks sekretär tutvuma kutsutute nimekirjaga ja arutatavate küsimuste loeteluga. Siiski tuleb märkida, et kui koosolek toimub regulaarselt, siis see tegevjuht kogub kokku kogu dokumentatsiooni (nimekirjad, plaanid, päevakord jne) ja aitab juhil koosolekuks valmistuda.

Esmalt võib sekretär vajadusel paluda kohaletulnutel täita registreerimisleht, kuhu märgitakse nende täisnimed. ja positsioon. Seda läheb vaja protokolli koostamisel. Järgmisena teeb sekretär teatavaks päevakorra, mis tähistab koosoleku algust. Lisaks, kui kohalolijad hakkavad küsimusi arutama, registreerib sekretär selle sündmuse edenemise. Koosoleku lõpus koostab see ametnik protokolli valmis versiooni, mille järel allkirjastab ta koos esimehega ja saadab kõik asjaosalistele.

On äärmiselt oluline, et sekretär pööraks koostamisel vajalikku tähelepanu välimus koosoleku minutid. See peab sisaldama päist, toimumiskohta, osalejate nimekirja, arutatud küsimusi ja tehtud otsuseid.

Järeldus

Ülaltoodud teabest selgub, et koosolekute pidamine ettevõtetes on äärmiselt oluline. Alati tasub aga meeles pidada, et sellisteks üritusteks kvaliteetne ettevalmistus kannab endas enam kui 50% edu võtmest info kajastamisel, eesmärkide seadmisel ja nende kvaliteetsel elluviimisel.

Koosolek on kohustuslik üritus, millest võtavad osa kõik organisatsiooni liikmed, näiteks aktsionäride aastakoosolek või üldkoosolekühistu liikmed. Koosoleku läbiviimise kord on reguleeritud vastava organisatsiooni põhikirjaga, koosoleku käik ja vastuvõetud otsused fikseeritakse spetsiaalses dokumendis - koosoleku protokollis.

Erinevalt koosolekust osaleb koosolekul reeglina teatud kindel ring inimesi, kes on ettevõtte erinevate ettevõtete või osakondade esindajad. Koosolekud on tavaliselt regulaarsed, kohtutakse rangelt

jagatud aega, enamasti kord nädalas, ja on mõeldud jooksvate küsimuste arutamiseks, kuigi tootmisvajadustest tulenevalt võib ette tulla plaaniväliseid kohtumisi. Koosoleku protokolli ei nõuta, kuid otsus tehakse tavaliselt koosoleku lõpus.

Ärikohtumised jagunevad ärivestlusteks ja läbirääkimisteks. Ärivestlused toimuvad vabas vormis, mille eesmärk on arutada kõiki tekkinud küsimusi, mis ei pruugi lõppeda otsusega. Läbirääkimised on mõeldud tõsiste probleemide lahendamiseks ühistegevus ettevõtted, tegevusalade piiritlemine, hinnapoliitika väljatöötamine jne. Need lõppevad lõppdokumentide või suuliste deklaratsioonide vastuvõtmisega.

Tulenevalt oma töö spetsiifikast tuleb igal kaupmehel üsna sageli osaleda erinevatel koosolekutel, konverentsidel ja ärikohtumistel ning ka ise neid üritusi korraldada. Nende korraldamisel ja läbiviimisel on vaja järgida kehtestatud korda, sest sageli sõltub sellest kogu kommertstöö edu.

Koosoleku, koosoleku või läbirääkimiste ettevalmistamisel peate:

1. Valige ja sõnastage selgelt päevakava. Päevakorras võib olla kaks-kolm põhiküsimust ja kolm-neli väiksemat küsimust. Kui põhiküsimusi on vähe, siis koosolek kulgeb aeglaselt ja võtab aega sama palju, kui neid oleks piisavalt ning suure hulga küsimuste korral muutub arutelu pealiskaudseks.

2. Määrata osalejate koosseis (koosolekuks, läbirääkimisteks). Erandiks on tootmiskoosolekud, mis toimuvad regulaarselt (tavaliselt kord nädalas) pideva osalejate koosseisuga.

3. Valige sündmuse päev ja kellaaeg. Läbirääkimistel lepitakse päev ja kellaaeg eelnevalt kõigi osalejatega kokku.

4. Teavita osalejaid ürituse toimumise päevast ja kellaajast. Koosoleku läbiviimisel on soovitav seda teha 5-7 päeva ette. Tootmiskoosoleku toimumise päev ja kellaaeg teatatakse ainult sellele kutsutud isikutele, kes ei ole koosolekul alalised osalejad.

5. Määra ürituse eeldatav kestus ja hoiata osalejaid sellest. Kogemus näitab, et koosoleku või koosoleku lõpuaja väljakuulutamine vähendab selle kestust 10-15%.

6. Valmistage ette põhiettekanne või sõnum ja määrake arutelus kohustuslikud osalejad. Aruanne peab olema konkreetne, kajastama käsitletava küsimuse olemust, järeldused peavad olema põhjendatud. Ettekande või sõnumi paljusõnalisus ja ebamäärasus tekitab kuulajates ükskõiksust.

7. Valige ja valmistage ette ruum. Tuleb jälgida, et ruum oleks piisavalt mugav, et kõik osalejad ära mahutada. Toolidest ei tohiks puudust olla. Läbirääkimiste korraldamisel iga osaleja ees olevatele laudadele on soovitatav panna kaart, millel on märgitud tema esindatava ettevõtte perekonnanimi, eesnimi, isanimi ja nimi. Laudadel olgu ka paber ja kirjutusvahendid, karastusjooke saab panna. Heaks kombeks peetakse tee või kohvi serveerimist läbirääkimiste ajal väikese koguse küpsetistega.

Tööd tuleb alustada õigel ajal. Koosoleku või koosoleku alguse edasilükkamine toob tavaliselt kaasa osalejate kohtumise väga hiline. Läbirääkimiste algusajast on tavaks järgida rangelt kõik osapooled, läbirääkimistele hilinemist peetakse äärmuslikuks lugupidamatuks partnerite suhtes ning see võib kaasa tuua soovimatuid tagajärgi.

Õhkkond koosoleku (konverentsi) või ärikohtumise ajal peaks olema sõbralik. Isiklikud rünnakud osalejate suhtes, showdown on vastuvõetamatud.

Koosolekut läbi viima valitakse esimees. Esimehe peamised tööülesanded on:

järgi reegleid;

teatab kõneleja nime ja ametikoha, organisatsiooni nime, mille esindaja ta on.

Koosoleku juhataja peab vastama teatud nõuetele, millest peamised on: kompetentsus, erapooletus, oskus selgelt ja selgelt väljendada ning sallivus teiste inimeste arvamuste suhtes. Esimehel ei ole õigust avaldada oma eelistust ühele või teisele arvamusele või koosolekul osalejale, samuti oma arvamust peale suruda. Ta peaks ju oma ettepanekud välja ütlema.

Oluline verstapost iga assamblee või koosolek on otsuse vastuvõtmine. Sellistel hetkedel muutub kohtumine sageli abituks, justkui kaotaks energia. See juhtub seetõttu, et osalejad ei saa aru, et on aeg otsustada, või kõhklevad, sest nad ei julge valikut teha. Sellistel juhtudel on kõige parem valida üks ettepanek ja jätkata selle kaalumist. Oluline on mitte maha jätta hetke, mil debatt tuleks lõpetada – siin on vaja esimehe kogemust ja oskusi. Hea viis- vahehääletus. See võtab kokku järgmine etapp arutelud. Siiski ei tohiks lõpphääletusega liiga kiirustada, sest on võimalik teha otsus, mille vähemus tagasi lükkab. Sel juhul võivad vähemuse liikmed tegutseda, et tõestada, et enamus eksib, mis võib viia arutelu jätkumiseni ja juba saavutatud tulemusi.

eriline liik kohtumine on nn ajurünnak. Selline koosolek peetakse siis, kui on vaja otsustada raske probleem, leida väljapääs segasest olukorrast, teha vastutustundlik otsus.

Sellise koosoleku läbiviimiseks on kõigepealt vaja selgelt sõnastada ülesanne - ainult üks, kõige raskem või kõige olulisem. Soovitav on, et arutelust ei võtaks osa rohkem kui 7-12 inimest. Soovitav on paigutada toolid ringi nii, et ei oleks "galeriid" ja "presiidiumi". Arutelu aeg on vaja rangelt kindlaks määrata. Ajapuudus tekitab stressi, stimuleerib ajutegevus. Sellise kohtumise optimaalne aeg on umbes 30 minutit. Pakutud ettepanekuid ei tohiks keegi kritiseerida. Enamik inimesi ei saa moraalse ohu tingimustes loominguliselt töötada, kui üks maha tõmmatakse, mõtlevad teised ainult sellele, kuidas mitte tunduda kõigist teistest rumalam. Arutelu alguses tuuakse välja reeglina banaalsed tühjad ideed. Kriitika keeld muudab lihtsamaks igasuguste ideede esitamise, mille hulgas võib olla väga väärtuslikke. Soovitav on valida parimad ideed selle asemel, et loobuda halvimast, võib see, mis praegu tundus kasutuskõlbmatu, hiljem kasuks tulla. Pole vaja kehtestada ideede autorsust – parimad ideed on alati toode kollektiivne loovus.

Kui tundub, et keerulisest olukorrast väljapääs leitakse, on soovitatav jagada kahte rühma - "toetajad" ja "vastased" ning püüda leida väljatöötatud lahenduse nõrkusi. Lõplik otsus peab olema selgelt sõnastatud ja fikseeritud.

Koosolekute ettevalmistamise reeglid

Koosolekute tüübid

Koosolekud salastatud olenevalt arutlusele toodud probleemide tähtsusest ja sisust ning lahendatavatest ülesannetest, samuti töö tegemise kohast, ajast ja kestusest.

operatiivkoosolekud võib olla eesmärk anda juhile vajalikku teavet organisatsiooni hetkeseisu kohta; käigus üleskerkivate küsimuste sisuliselt lühike mõttevahetus tootmisprotsess, samuti erinevate linkide tegevuse ühise taktika väljatöötamine organisatsiooniline struktuur seoses jooksvate tootmisülesannetega.

Info sellistel koosolekutel liigub alt üles, s.t. alluvatest juhtideni. Saadud info võimaldab juhil vahetult koosoleku käigus (kiiresti) hinnata olukorda, määrata mahajäämust, teha otsuseid ja seada alluvatele ülesandeid näidates ära täitjad ja tähtajad. Reeglina ei koosta alluvad operatiivkoosolekutel üksikasjalikke ja üksikasjalikke aruandeid. Operatiivkoosolekud võivad toimuda erinevas vormis: viieminutilised koosolekud, suvekoosolekud jne. Põhifunktsioon selliste kohtumiste kestus on lühike.

infokoosolekud on loodud teabe, tellimuste ja nõuete edastamiseks ülevalt alla piki kontrolli vertikaali.

Selliste koosolekute põhijooneks on see, et juht mitte ainult ei too alluvate ette vajalikku infot ja annab korraldusi, vaid täpsustab maksimaalselt püstitatud ülesandeid, määrates täitjad ja tähtajad. Samas on info ja püstitatud ülesannete lahendamise meetodite arutamine lubatud briifingu koosolekutel. Alluvad saavad mõnda punkti selgitada, teha juhtkonnale kaalumiseks konstruktiivseid ettepanekuid.

Probleemsed koosolekud on suunatud optimaalse lahenduse leidmisele vaadeldava probleemi arutelu ja analüüsi tulemusena.

Probleemsed koosolekud on kõige keerulisemad kohtumised. Selle protsessi käigus probleemkohtumine töötatakse välja kollektiivne otsus keerulistes küsimustes, mis mõjutavad struktuuriüksuste funktsionaalsete ülesannete muutumist või nende kohandamist organisatsiooni uute tegevusvaldkondadega.

Probleemsed kohtumised toimuvad sageli arutelude vormis. See, kuidas otsus tehakse, sõltub juhtimisstiilist. Kõige tavalisem on järgmine probleemkohtumise skeem:

1. Ülesande sõnastamine, ülesande püstitamine.

2. Osalejate aruanded.

3. Küsimused esinejatele.

4. Arutelu, arutelu, väitlus.

5. Otsuse vormistamine.

6. Lahenduse korrigeerimine.

7. Otsuse lõpliku redaktsiooni vastuvõtmine.

Probleemi sõnastamine, probleemi sõnastamine, selle analüüs ja lahenduse otsimine toimub reeglina enne koosoleku algust. See etapp võib toimuda esialgse vestlusena koosolekul osalejatega (paar päeva enne koosolekut ennast), infolehtede levitamise või perioodiliste probleemkoosolekute tööplaani vormis.

Probleemikohtumistel peaks demokraatia ja loomingulise aktiivsuse aste olema üsna kõrge. Sel juhul täidab juht esimehe rolli, koordineerides koosoleku kulgu.

Pealegi sisse erinevad organisatsioonid Kasutada saab järgmist tüüpi koosolekuid:

§ töötajate teavitamine (sh vormis

õpetlik-metoodiline tund);

§ töö planeerimine teatud perioodiks;

§ Kokkuvõtteks erinevad perioodid aeg (nagu ka

konkreetse projektiga tehtud töö tulemuste säilitamine) jne.

Kui ärivestlus muudab inimestevahelise suhtluse visuaalse vahendamise organisatsioonis inimese staatuseks, funktsionaalseks positsiooniks, siis ärikohtumine võimaldab välja tuua veel ühe olulise ärilise suhtluse teguri, nimelt grupiteguri. Ärikohtumise ettevalmistamisel ja pidamisel tuleb meeles pidada, et grupi käitumise tunnused (alates rollide jaotusest grupis kuni grupi surveni) mõjutavad tõsiselt selle osalejate suhtluse olemust.

Koosolekute ettevalmistamise reeglid

Äri- või kontorikoosolek on tehnoloogiliselt keeruline ja aeganõudev üritus. Koosoleku ettevalmistamise töö algab selle eesmärgi selgest määratlemisest.

Koosoleku eesmärk- see on soovitud tulemuse kirjeldus, soovitud otsuse tüüp, soovitud töö tulemus (eesmärkide võimalikud variandid: eelnev arvamuste vahetus, soovituste koostamine otsustamiseks, konkreetse küsimuse otsustamine jne .).

Juht peab selgelt aru saama, miks ta koosoleku kokku kutsub, ja suutma ka koosoleku eesmärgi osalejatele selgelt edastada. Kohtumise eesmärgi seadmisel tuleks vältida ebamääraseid, mittespetsiifilisi sõnastusi. See põhjustab huvi vähenemist pakutud probleemi vastu ja tekitab alateadlikult tunde, et selle sisuline lahendamine pole vajalik. Eesmärgi sõnastus peaks eelkõige kajastama küsimuste arutamise kavandatava tulemuse tunnuseid. Sõltuvalt koosoleku eesmärgist koostatakse selle päevakord ja valitakse osalejate nimekiri.

Kui koosoleku eesmärgiks on jooksva töö käigus infovahetus ja eelseisvate ülesannete püstitamine, siis kutsutakse ainult osakonnajuhatajad. Sellisel koosolekul tutvustatakse kohalolijatele asjade seisu, teavitatakse eelmisel koosolekul tehtud otsuste elluviimise edenemisest ning sõnastatakse selgelt ülesanded edaspidiseks.

Kui kohtumise eesmärk on konkreetse probleemi lahendamine, siis sinna meelitatakse tööle neid, kes saavad ülesandega professionaalselt hakkama, kes suudavad pakkuda probleemile omapoolset lahendust. Sel juhul antakse koosolekul osalejatele teavet probleemi kohta, ülesanne on sõnastatud selgelt ja üheselt mõistetavalt.

Koosoleku eesmärk määrab koosoleku toimumise koha, kuupäeva ja kellaaja.

Plaanitud koosolekud(nt juhatuse koosolekute aruandlus, ajakava koostamine) on mugavam ajastada kindlatele nädalapäevadele või kindlatele kuupäevadele.

Planeerimata kohtumised, eriti koos suur hulk osalejad (näiteks hädaolukorrast teavitamine), on soovitav läbi viia tööpäeva lõpus, et välistada tööajakulu katkenud töö jätkamisel.

Lühikesed operatiivkoosolekud(viieminutilised või suvised koosolekud) on soovitatav läbi viia tööpäeva alguses.

Koosolekute aeg tuleks kindlaks määrata organisatsioonis (osakonnas) kehtestatud ajakavaga. Planeerimata koosolekud löövad rütmi välja, vähendades seeläbi ärisuhtluse kultuuri, jättes juhilt võimaluse oma tegevust planeerida. tööaeg ja neid kõrvaldada, segada planeeritud koosolekuid ja asjaajamisi.

Koosolekud soovitatakse kokku leppida pärastlõunal või 1,5-2 tundi enne töö lõppu. Reeglina on päeva esimene pool produktiivsem ja parem, kui töötajad on sel ajal oma tööülesannetega hõivatud. Kui kohtumine on planeeritud tööpäeva lõppu, tuleb arvestada veel ühe asjaga. Juht saab võimaluse koosolek läbi viia kiiresti, ilma arutelu edasi lükkamata, kuna tal on põhjus ebasoodsa arengu korral see katkestada.

Koosoleku teema on arutelu teema. Teema peaks olema sõnastatud nii, et see huvitaks iga koosolekul osalejat. Koosolekutele tuleb kaasa võtta ainult need küsimused, mida alati töökorras lahendada ei saa.

Teenindussuhete juhtimise korraldamise ja eetika üheks reegliks peaks olema päevakorra kohustuslik eeljagamine koosolekul osalejatele. Lisaks tuleks ärieetika normiks pidada koosolekul käsitletud küsimuste sisulist lühiteabe esialgset levitamist. On lubamatu, kui sellise postitamisega tegeleb isik, kes ei ole koosolekule esitatud küsimustes pädev – see ilmselgelt vähendab asjakohasuse tunnet.

Koosoleku päevakord on kirjalik dokument, mis jagatakse eelnevalt koosolekul osalejatele ja sisaldab järgmist teavet:

§ koosoleku teema;

§ koosoleku eesmärk;

§ arutatavate küsimuste loetelu;

§ koosoleku algus- ja lõpuaeg (ideaaljuhul iga küsimuse arutamise algus- ja lõpuaeg);

§ koosoleku toimumise täpne asukoht;

§ esinejate nimed, küsimuste koostamise eest vastutavad kaasesinejad;

§ aeg ja koht, kus saab iga teemat puudutavate materjalidega tutvuda (selliste juhiste olemasolu ei võimalda hooletutel töötajatel põhjendada oma valmistumatust teema arutamiseks teabe puudumisega).

Päevakorra lisana saab saata otsuste eelnõusid, aruannete kokkuvõtteid, viiteid. On väga hea, kui enne koosoleku algust antakse küsimuste koostajatele koosolekul osalejatelt eelnevalt kommentaarid otsuste eelnõude, sõnavõttude kokkuvõtete kohta.

Olenemata koosoleku tähtsusest ja kiirusest peaks sellele esitatavate küsimuste arv jääma kolme kuni viie (vahel seitse) piiridesse. Samas on kõige mugavam koostada päevakord nii, et see sisaldab ühte või kahte põhiküsimust ja kahte kuni viit väiksemat, mis ei nõua pikka arutelu. Suur hulk päevakorrapunkte väsitab koosolekul osalejaid ega võimalda tabada koosoleku kui terviku põhifookust. Samuti on ebaproduktiivne kohtumine, mille kõik arutatavad küsimused on võrdse tähtsusega ja nõuavad sügavat üksikasjalikku arutelu.

Suur tähtsus on koosolekul osalejate valik, s.o. koosoleku tulemuslikkus sõltub suuresti sellest, kuidas kutsutud personali pädevus ja volitused vastavad koosoleku eesmärkidele ja eesmärkidele. Osalejate arvu määravad ka koosoleku eesmärgid ja eesmärgid ning mõnel juhul ka koosoleku staatus või pidulikkuse tase.

Optimaalne koosolekule kutsutavate inimeste arv on 7-9, maksimaalselt 12 inimest. Peamine reegel on siin osalejate kõrgeim aktiivsus küsimuste arutamisel. Kutsutute arvu suurendamine vähendab drastiliselt keskmist kohalviibimise (või naasmise) määra, pikendades samal ajal koosolekut.

Koosoleku korraldajad nõuavad reeglina organisatsiooni struktuuri osakondade esimeste isikute osalemist. Konkreetsete probleemide lahendamisel võib aga kompetentsemaks osutuda mõni mittejuhtkonnast töötaja. Seetõttu on soovitav anda juhile õigus määrata, kes tema üksust koosolekul esindab. Soovitav on, et koosolekul osalejate hulgas oleks inimesi, kes on võimelised täitma kollektiivses vaimses tegevuses “eksperdi”, “ideede generaatori” ja “kriitika” rolli.

Lisade esinemise vältimiseks on soovitatav kasutada osalejate "vahetamise" meetodit ("lõigatud arutelu" meetod). Hoolikalt koostatud päevakava võimaldab koosolekut korraldada nii, et pärast oma küsimuse arutamist saaks osa töötajaid sealt lahkuda, andes teed neile, kelle küsimust arutatakse. Selgub, et mõned töötajad on koosolekul algusest lõpuni kohal, teised aga kutsutakse spetsiaalselt konkreetse küsimuse arutamise ajaks. Seega osaleb iga osaleja vaid osal koosolekust, mis loomulikult vähendab koguaega ja suurendab seega kaudselt ka ürituse enda efektiivsust.

Koosolekul osalejate koosseisu optimeeritakse kasutades “telefonikauguse” põhimõtet töötajaga, kelle osalemise tingib koosoleku käik ise ja vajadus saada sellelt töötajalt lisateavet. Spetsialistid (kelle andmeid võib vaja minna, koosolekule kutsumise asemel võib paluda olla nende töökohal kindlaksmääratud ajavahemikul, et vajadusel helistada või abi saada.

Koosoleku kestus. Kohtumise kestus sõltub suuresti koosoleku tüübist:

§ optimaalne kestus problemaatiline koosolekuteks arvestatakse 1,5-2 tundi (in erandjuhtudel- 2-5 tundi);

§ ühe küsimuse läbivaatamise aeg ei tohi ületada 45 minutit;

§ töökorras ja õpetlik koosolekul ei tohiks kesta kauem kui 20-30 minutit;

§ koosolekul flaier (viis minutit) viiakse läbi reeglina 5–10 minuti jooksul.

Koosolek peaks algama ja lõppema rangelt määratud ajal, et mitte kahjustada juhi ja teda ette valmistanud töötajate usaldusväärsust.

Katkestused. Kaks või enam tundi kestva koosoleku ajal on soovitatav teha pause, vastasel juhul võib kahe tunni möödudes osalejatel tekkida “negatiivse tegevuse” periood. Optimaalsed vaheajad:

§ 45 – 50 min pärast. töö - 10 minutit;

§ pärast 1,5 tundi tööd - 15 minutit.

Pausid on vajalikud ennekõike puhkamiseks ja teiseks puhkepauside ajal, teistsuguses, pingevabas õhkkonnas, eravestlustes jätkub töö kohtumise teemaga.

Koosoleku päevakord. Menetlusküsimuste (reeglite) järgimise eest vastutab juhataja. Reeglite järgimise tähtsus on järgmine:

§ määrused võimaldavad saavutada kavandatavate küsimuste läbitöötamise;

§ distsiplineerib koosolekul osalejaid, suurendades nende äri

suhtumine ja lugupidamine koosoleku kui kollegiaalse organi vastu oluliste otsuste langetamiseks;

§ Määrus ei luba koosolekut põhjendamatult edasi lükata.

Juht, kes järgib rangelt reegleid - hea näide jäljendada.

Koosoleku koht. Koosoleku aktiivset ja tulemuslikku kulgu soodustab teatud nõuete täitmine selle pidamiseks vajalike ruumide varustatuse osas.

Ruum, kus koosolek toimub, ja kohtade arv selles peaksid vastama osalejate arvule. Loomulikult peaks see olema piisavalt ruumikas ja vabade kohtade reserviga juhuks, kui osalejate arv ühel või teisel põhjusel suureneb. Väikese koosoleku jaoks ei tohiks aga valida liiga suurt publikut – kohalolekut suur hulk tühjad kohad mõjutavad koosolekul osalejaid psühholoogiliselt negatiivselt.

Lisaks tuleks spetsiaalse ruumi mööbliga varustamisel juhinduda põhimõttest, et vastastikune kokkulepe koosolekul osalejad ei tohiks rõhutada erinevusi oma teenusehierarhilises staatuses. AT sel juhul"ümarlaua" mõistel on otsene ja piltlik tähendus inimestevaheliste vastastikuste kontaktide lihtsuse ja nende optimaalse ruumilise paigutuse tagamise vahendina.

Piisavalt mahuka koosoleku läbiviimisel tuleb hoolitseda mikrofonide ja visualiseerimisvahendite paigaldamise eest. Vajalik on kontrollida õhutemperatuuri, valgustust ja heliisolatsiooni, et koosolekul osalejaid ei segaks kõrvalised stiimulid.

Üks olulisemaid hetki on juhi ettevalmistus koosolekuks. Juht peab:

§ koosoleku põhieesmärgi ja alaeesmärkide sõnastus tasemete kaupa

loogiline alluvus;

§ sissejuhatav aruanne või teade;

§ osalejate sõnavõttude järjekord;

§ otsuse eelnõu.

Selleks, et koosolek oleks tulemuslik, peaks juhil olema käepärast "Memo juhile" (tabel 11.1) ja "Koosoleku ettevalmistamise vorm" (lisa).

Tabel 11.1

Memo pea jaoks

Enne koosolekut	Kohtumise ajal	Pärast koosolekut
Kas koosolekut on üldse vaja? Mis on kohtumise alternatiiv? Kas ma pean sellest isiklikult osa võtma? Kas ma saan oma osalust miinimumini viia? Kas vähendada osalejate arvu miinimumini? Kas hoone on kõrvalistele isikutele suletud? Kas on visuaalset teavet? Millised on üksikute päevakorrapunktide eesmärgid? Kas üksikute arutlusteemade jaoks on antud aegu? Kas on välja saadetud kutsed, kus on märgitud koosoleku teemad ja eesmärgid?	Alusta just õigel ajal Lepi kokku tööreeglid. Määrake reeglite ja protokolli eest vastutav isik Likvideerige tarbetud pausid ja "tapja" fraasid Ärge jätke arutelus kriitilisi hetki vahele Jälgi eesmärkide poole edenemist Korrake otsuseid ja kavandatud tegevusi Tehke kokkuvõte tulemustest Lõpetage õigel ajal Lõppsõna positiivsel noodil	Kas osalejate koosseis oli optimaalne? Kas koosolekul osalejate kohad olid õigesti määratud? Kas koosolekul osalejad olid piisavalt huvitatud? Kas teil õnnestus kohtumisel osalejate vahelisi vastuolusid vähendada (nende seisukohad kokku viia)? Kas oli ettenägematuid blokeerimisolukordi ja kuidas need neutraliseeriti? Kas probleemi (probleemide) idee sai selgeks pärast selle (nende) arutamist? Kas optimaalne otsus on tehtud ja selle elluviimise risk on ennustatud? Kontrollige koosoleku edenemist ja tulemusi Koostage tulemuste protokoll Kopeerige ja levitage koondprotokolli Jälgige otsuste elluviimist Esitage järgmisel koosolekul punktid, mida ei rakendata

Juhend

Pidage meeles tõhusa kohtumise peamisi märke. Neid on vähe: 1. Koosolekul on konkreetne eesmärk; 2. Korraldaja on teinud kõik vajalikud ettevalmistustööd; 3. Koosolekul osalevad ainult huvitatud töötajad, kes on arutatavate küsimustega otseselt seotud; 4. Arutelu ei kaldu põhiteemast kõrvale; 5. Koosoleku tulemusena pandi paika vahetud plaanid ja anti töötajatele konkreetsed juhised.Juhataja peab kõiki neid küsimusi isiklikult kontrollima, eriti kui organisatsioonis ei ole veel moodustatud mehhanismi tulemuslike koosolekute läbiviimiseks.

Koostage koosoleku üksikasjalik päevakord. Selles märkige põhiteema, teemad, mida kavatsetakse arutada, esinejate nimed, kutsutute koosseis, sündmuse kuupäev, kellaaeg ja koht. Iga päevakorrapunkt peaks üksikasjalikult kirjeldama koosoleku põhiteemat, kajastama selle mis tahes aspekti. Küsimusi saab rühmitada kas põhimõttel “lihtsast keeruliseks” või analüütilises järjekorras – “hetkeolukord – selle päritolu – võimalikud lahendused”.

Lisa päevakorrale koosoleku protokoll. Selles määrake aeg peaesinejate esinemiseks, kaasesinejate teavitamiseks, täpsustavateks küsimusteks ja aruteluks. Koostage ajakavad isegi väikesteks teeninduskoosolekuteks. Nii õpetate ennast ja oma töötajaid tööaega väärtustama, tähtaegadest kinni pidama, mõtteid selgelt ja asjalikult väljendama.

Lühike töötajate päevakorda enne tähtaega. Saatke see ettevõtte meili teel või andke see kõigile, kes on kutsutud koosolekul. Paluge kõigil aruteluks valmistuda. Keskenduge sellele, mida ootate igalt ettepanekutes osalejalt tema pädevuse piires.

Alusta koosolekul oma väike esitus. Rääkige 3-5 minuti jooksul põhjusest, mis ajendas teid seda koosolekut korraldama, ja tulemusest, mida soovite saavutada. Seejärel tutvusta osalejatele päevakava ja tööreegleid.

Juhtige arutelu. Säilitage sõbralik, kuid konstruktiivne arutelu. Julgustage iga koosolekul osalejat oma arvamust avaldama, võtke ühendust "vaikijatega" isiklike küsimustega, mis nõuavad üksikasjalikku vastust. Lõpetage taktitundeliselt, kuid kindlalt katsed vestlust põhiprobleemilt kõrvale juhtida. Iga küsimuse puhul võtke vahetulemused kokku.

Lõpetamine koosolekul, väljendab veel kord töötajatele tehtud otsuseid ja antud juhiseid. Veenduge, et kõik asjaosalised mõistaksid oma ülesandeid ja mäletaksid tähtaegu. Märkige olulised punktid protokolli. Selle koopia saata juhiste täitmise eest vastutavatele spetsialistidele, samuti tehtud otsuste elluviimisega seotud töötajatele.