Табель посещения работников. Правила ведения упрощенного табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени – это установленный документ, который содержит информацию о соблюдении режима рабочего времени каждым из сотрудников.

Такой документ должен быть на каждом предприятии в единственном экземпляре, оформление имеет ряд нюансов, о которых мы подробно расскажем в данной статье, также приведем образец заполнения табеля учета рабочего времени.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Как заполняется табель учета рабочего времени

Допустимо заполнять один общий табель на всю организацию или на каждое структурное подразделение отдельно.
В нем отражены достоверные сведения использования рабочего времени сотрудниками этого предприятия. Табельщик отмечает как фактически отработанное время, так и неотработанное. Это могут быть: простои, болезнь, командировки.

Табель возможно вести двумя способами

Существуют готовые унифицированные формы, утверждённые соответствующими органами:

• Если на предприятии введена повременная оплата труда, то используются бланки Т-13 и Т-12.
• Если существует , то предприятие имеют право разработать свои формы и бланки для учета и контроля.

Форма Т-12 – заполняется в ручном режиме.

Форма Т-13 – используется там, где есть возможность автоматизировать обработку данных учета.

В форме Т-12 записи делаются шариковой ручкой, аккуратно, не делая помарок, вручную. Корректор использовать нельзя.

Раздел 1 (графы 1– 6) оформлен таблицей.

В четвертой графе отводится 2 строчки для отметок явки или неявки сотрудника. Особенность заполнения:

• первая строка заполняется заглавными буквами (условные обозначения);
• во вторую строку записывается цифра, обозначающая число отработанных часов, за определенный период;

Раздел 2 заполняет бухгалтер.

Этот раздел представлен в виде таблицы, куда заносится номер табеля для каждого работника, его оклад и отработанное время. По этим данным начисляется зарплата.
На четвертой странице формы вписываются данные, которые помогут составить статистические отчеты. Она заполняется согласно специальной инструкции.

Второй способ ведения

В форме Т-13 некоторые графы уже заполнены в автоматическом режиме: подразделение, фамилия и профессия работника, номер табеля.

Принятые условные обозначения.

Полный перечень можно увидеть в форме Т – 12. Некоторые основные представлены в таблице:

• Рабочее время Буквенное обозначение Цифровой код.
• Явка по обычному графику Я 01.
• Ночные часы Н 02.
• Выход в праздничные и выходные РП 03.
• Переработка С 05.
• Командировка К 06.
• Отпуск ОТ 09.
• Дополнительный отпуск ОД 10.
• Учебный отпуск У 11.
• Сокращённый рабочий день для учащихся без отрыва от производства УВ 12.
• Учебный отпуск за свой счёт УД 13.
• Декретный отпуск Р 14.
• Отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет ОЖ 15.
• Отпуск за свой счёт ОЗ 17.
• Больничный Б 19.
• Сокращённый рабочий день ЛЧ 21.
• Прогул ПР 24.
• Нерабочие дни, выходной В 26.
• Отсутствие по неизвестной причине НН 30.

Основные формы табелей

Рисунок 1. Форма Т-12.

На рисунке 1 – пример правильного учета времени той категории работников, у которых сокращен рабочий день на законных основаниях.

Так, накануне государственных праздников рабочий день короче, чем обычно, на один час. Этим право пользуются все сотрудники организаций. В табеле ставится цифра семь.
Пример. У работника Сидорова В.П. продолжительность рабочего дня – 7 часов. Перед праздником она составит 6 часов и в табеле выставляется цифра шесть. Этот пункт обязательно нужно соблюдать, чтобы не было переработки.

Рисунок 2. Форма Т-13.

Кто имеет право заполнять табель

Он может заполняться любым сотрудником, назначенным соответствующим распоряжением. Например:

• Табельщик – если существует должность в штатном расписании. Заполнение табеля будет его прямой обязанностью.
• Другой кадровый сотрудник. Для него ведение табеля – одна из основных обязанностей. Поэтому она, в числе других, прописывается или в трудовом договоре, или в его должностной инструкции.
• Инспектор по кадрам.
• Любой другой работник, которому поручены эти обязанности.

Типичные ошибки, которые встречаются в табеле

Ситуация 1.

Работник идет в очередной отпуск. Помним, что выходные дни отпуска входят в число календарных дней и не отмечаются буквой «В» (выходной). Можно поставить условное обозначение в виде «ОТ», или цифру – «09».

Внимание! Если в период отпуска встречается нерабочий праздничный день (дни), то он (и) не считается календарным днем. В табеле он (и) указывается как выходной: используется условное обозначение «В» или цифра «26».

Пример. Работник Рычков В.В. оформляет отпуск на 14 календарных дней с 4.06 по 18.06. Учитываем, что 12 июня – Государственный праздник. Табель будет заполняться так, как показано на рисунке 3.

Ситуация 2.

Работник, находясь в отпуске с 1.06 по 15.06, заболел. Он сообщает администрации предприятия о своей болезни с 4.06 по 9.06 (6 дней). Имеется больничный лист.
Отпуск у него продлится на 6 дней, которые он не использовал из-за болезни.

В этом примере работник использовал три календарных дня отпуска, затем заболел, и у него оставалось еще 11 календарных дней. Выйти на работу он должен 22 июня.

Каким образом заполняется табель на совместителей

Если совместитель «приходящий» с другого предприятия, то в табеле он вписывается в отдельную строку с присвоением персонального табельного номера.
Основному же работнику, который выполняет дополнительную работу в качестве совместителя, присваивают два табельных номера по двум различным табелям.
Либо как вариант, ведется один табель, но для каждой занимаемой им должности – отдельная строка и два разных табельных номера.

Особые случаи оформления командировки в табеле

Определяя продолжительность командировок, отпусков или других моментов, можно воспользоваться такими рекомендациями:

1. Командировка помечается буквой «К». Продолжительность командировки отмечена в соответствующем приказе.
2. Если, во время нахождения сотрудника в командировке будет выходной или день праздника, то он оплачивается двойным тарифом. В табеле ставится отметка «К М», а не выходной «В».

Как правильно отметить командировку, если сотрудник находится на больничном? Случай из практики.

В целях производственной необходимости администрация предприятия принимает решение вызвать его и отправить в командировку еще до «закрытия» больничного листа. В этой ситуации действия администрации и работника являются нарушением трудового законодательства.

Табельщик по факту заполняет табель так:

1. Отмечается факт неявки (болезнь) до начала командировки условным обозначением «Б».
2. Условным обозначением «К» отмечаются дни командировки.
3. После возвращения из нее ставим или «Б» (если больничный еще не закрыт), или «Я» – при закрытом больничном листе.

Но, при таком заполнении табеля, возможны последствия.

Риск 1. Если записи будут выглядеть так: «Б» (болезнь), «К» (командировка), после нее – «Я» (явка на работу), не закрыв больничного, то, за количество дней нахождения работника в командировке, ФСС России не признает эту часть пособия по болезни.

Риск 2. Если заполнен табель будет так: «Б» (болезнь), «К» (командировка), а после нее – продолжение болезни «Б» – то, ФСС откажется компенсировать всю сумму пособия.

Необходимо помнить, что пособие выплачивается по болезни. Если сотрудник вышел на работу, значит, он – трудоспособен.

1. Табельщик заполняет бланк, только если есть основания: приказ или письменное распоряжение, или иные документы.
2. В унифицированной форме вносятся все реквизиты, которые предусмотрены в ней, и заполняются все строки. Незаполненные строки обязательно прочеркиваются.
3. Составляется два табеля в месяц, за первую его половину и вторую, если начисление зарплаты происходит дважды в месяц.
4. Ошибки, допущенные при заполнении табеля, корректируются строго установленных правил: сначала зачеркиваются одной чертой неправильные записи, пишутся над ними правильные. Работник, заполняющий табель, ставит свою подпись и подписываются все лица, ответственные за этот документ.
5. Если табельщику пока неизвестно по какой причине сотрудник не вышел на рабочее место, то в табеле проставляется – НН. При предоставлении оправдательных документов табель корректируется.

Кому и зачем нужен табель

Он, как первичный документ, нужен:

1. Бухгалтерии. На основании этого документа начисляется зарплата сотруднику. Табель подтверждает тот факт, что работник исполняет свои обязанности.
2. Налоговой инспекции. Проверяется правильность начисления или удержания налогов с зарплаты. Делается сверка данных отработанного времени, отмеченными в табеле, с данными по выплате зарплаты.
3. Табель могут потребовать специалисты Фонда социального страхования России. Проверяется правильность выплаты пособий из средств фонда.
4. Органам Федеральной Миграционной Службы. При проверке работодателей, которые привлекают, в качестве работников, иностранных граждан.
5. Специалистам Трудовой инспекции. Инспектор, проверяя табель, сможет установить факт . Так, проверяя, соблюдение нормы сверхурочных часов, за выявленные отклонения предусматривается штраф. При повторном нарушении ТЗ руководителя могут освободить от занимаемой должности.
6. Табель может использоваться в качестве доказательства в суде при возникновении . Например, правомерность увольнения работника за прогул.
7. Статистическим органам. Согласно табелю составляются ряд отчетов. Например, отчет по форме П-4.

из Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
Раздел 2.

Табель учета
рабочего времени и расчета оплаты труда
(форма N Т-12)

Табель учета рабочего времени
(форма N Т-13)

Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 "Учет рабочего времени" табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 "Расчет с персоналом по оплате труда". Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:
в форме N Т-12 (графы 4, 6) - две строки;
в форме N Т-13 (графа 4) - четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме N Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках - количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.
Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

При составлении табеля по форме N Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 - 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 - 34.

Форма N Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме N Т-13:
при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты "код вида оплаты", "корреспондирующий счет" над таблицей с графами с 7 - 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 - 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. - то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.

• ПРИЛОЖЕНИЕ 2 "Табель учета рабочего времени" (Excel с формулами) (XLS 68 Кб)
• ПРИЛОЖЕНИЕ 1 "Табель учета рабочего времени" (Excel) (XLS 151 Кб)

Читать также

• Рабочее время – что это?
• Американские работодатели находят способ контролировать даже тех сотрудников, которые работают из дома

  Электронный мониторинг встроен в сайт oDesk.com, который помогает 90 000 программистов, сетевых администраторов, графических дизайнеров, редакторов и других специалистов и 10 000 клиентов по всему миру найти друг друга. Система делает случайные скриншоты экрана работника шесть раз в час, записывает нажатия клавиш и щелчки мыши и может делать снимки фрилансеров за работой с помощью веб-камеры. Клиенты могут в любое время войти в систему и посмотреть, работают ли их подрядчики, что они делают и сколько времени у них уходит на работу. Еженедельные счета клиентов во многом зависят от этих данных. Каждый раз, когда делается скриншот, внизу экрана работника выскакивает маленькая иконка.

Статьи этого раздела

• Неиспользованные отпуска: риски и варианты решения вопроса

  Как известно, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, каждая компания обязана составить график отпусков не менее, чем за 2 недели до нового года. Для HR-служб это сложный проект, надо не только согласовать план на будущий год,…

• С бала на корабль – легко. Как вернуться к работе после отпуска

  Среди офисных сотрудников есть поверье – если, вернувшись из отпуска, вы не можете вспомнить пароль от рабочей почты, значит, отдохнули вы хорошо. Человек быстро привыкает к расслабленному отпускному состоянию, и первые дни на рабочем месте…

• Дополнительный выходной день в компании

  Введение дополнительного выходного дня в компании возможно при условии его оплаты, поскольку он лишает работников возможности трудиться в день, не являющийся по закону нерабочим праздничным или выходным. В приказном порядке поменять местами рабочий и выходной…

• Заполнение больничного листа работодателем

  Для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам сотрудник предъявляет выданный медицинской организацией листок нетрудоспособности, который работодателю нужно уметь правильно заполнить, ведь ошибки при заполнении больничного листа могут повлечь отказ в возмещении пособия.

• «Сгорает» ли неиспользованный отпуск?

  Вопрос о том, «сгорает» ли неиспользованный отпуск, если его не отгулять, остается открытым. Пока чиновники уверяют трудящихся в том, что неиспользованные отпуска не «сгорят», суды в некоторых регионах отказывают только что уволившимся гражданам во взыскании компенсации за неиспользованный отпуск по причине пропуска срока обращения в суд.

• Компенсация за неиспользованный отпуск и проезда к месту отдыха: спорные вопросы

  Рассмотрим топ-3 спорных вопросов, касающихся компенсаций за неиспользованный отпуск и компенсаций проезда к месту отдыха и обратно. Обязан ли работодатель при увольнении выплачивать компенсацию за все неиспользованные отпуска? Можно ли заменять неиспользованный отпуск денежной компенсацией…

• Отпуск по уходу за ребенком. Разбираемся с горячими вопросами молодых мам

  Рождение ребенка и последующий уход за ним волнительное событие в жизни каждой женщины. Помимо массы хлопот, связанным с уходом за самим ребенком, конечно же возникают вопросы о том как построить отношения с работодателем на период отпуска. Вероника Шатрова, эксперт по трудовому законодательству, директор и главный редактор "Системы Кадры", ответила на ряд горящих вопросов молодых мам и поделилась полезными советами по вопросу оформления отпуска по уходу за ребенком.

• График отпусков в вопросах и ответах

  Законодательство требует утвердить документ не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года. То есть до 17 декабря. Утвержденный график отпусков обязаны исполнять как сотрудники, так и работодатели. Поэтому и у тех и у…

• Штатное расписание и график отпусков

  Штатное расписание и график отпусков являются чуть ли не самыми проблемными кадровыми документами. С одной стороны, без них нельзя, с другой - при их оформлении возникает масса типичных ошибок.

• Табель учета рабочего времени

  Данные о рабочем времени каждого сотрудника нужны для правильного расчета его среднего заработка. Поэтому работодатель обязан вести учет рабочего времени независимо от применяемой системы оплаты труда.

• Дистанционная работа для беременной женщины

  Сотрудница в связи с беременностью написала заявление о возможности перевода ее на режим удаленной работы. Оформлять больничный лист по беременности и родам, а также отпуск по уходу за ребенком она не планирует. При выполнении ряда условий сотрудница может продолжить свою работу.

• Переводим сотрудников на гибкий график работы. Как это сделать, чтобы они не стали работать меньше и хуже

  «За этот месяц два лучших сотрудника подали заявления об увольнении!» – рассказал HR-директору руководитель службы маркетинга. Отдел персонала выяснил, почему сотрудники уходят. От них требуют приходить на работу к 9.30, за опоздание наказывают, но они часто задерживаются до ночи. Люди нашли работу с более гибким графиком. HR-директор предложил гендиректору ввести такой график для сотрудников некоторых подразделений. Он сказал: «Давайте попробуем. Только показатели не должны снизиться!»

• Устанавливаем гибкий график работы

  Устанавливая гибкий график рабочего времени, необходимо грамотно оформить кадровые документы. Какие именно документы следует составлять, зависит от того, принимается ли работник изначально на гибкий график или он вводится для «старого» сотрудника.

• Проблемные моменты при выходе на пенсию

  Выход на пенсию - достаточно простая и всем известная процедура. Но это только на первый взгляд. Нужно ли пенсионеру отрабатывать две недели при увольнении? Можно ли дважды выйти на пенсию и что при этом должно быть написано в трудовой книжке? Постараемся разобраться в данных вопросах.

• Учет рабочего времени. Табель учета

  По материалам книги-справочника "Зарплата и другие выплаты работникам" под редакцией В.Верещаки (http://go.garant.ru/zarplata/) Согласно статье 91 Трудового кодекса «работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником». До 1 января 2013 года для учета…

• Какое время работы будет считаться неполным?

  Ответ: Рабочим является время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды, которые ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами отнесены к рабочему времени.

• Нюансы предоставления отпуска без сохранения заработной платы

  Достаточно часто работники обращаются к руководителю учреждения с просьбой о предоставлении отпуска "за свой счет". Работники меж собой называют такой отпуск административным, а в трудовом законодательстве он называется отпуском без сохранения заработной платы. Всегда ли руководство обязано предоставить такой отпуск работнику, есть ли ограничения по его длительности, можно ли отозвать работника из него и как влияет данный отпуск на стаж для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска - расскажем в данной статье.

• Вопросы, возникающие при установлении неполного рабочего времени

  По соглашению между работником и работодателем трудовым договором может быть установлено неполное рабочее время, а именно неполный рабочий день или неполная рабочая неделя (ст. 93 ТК РФ). В представленной статье рассмотрим наиболее интересные судебные решения по спорам об установлении неполного рабочего времени и оплате работы в указанном режиме.

• Отзыв работника из отпуска

  Нередко сотрудников в силу производственной необходимости отзывают из ежегодных оплачиваемых отпусков. Правомерно ли подобное действие администрации? Кого нельзя отзывать из отпуска? Как оформить данную процедуру? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

• Какова продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска при 0,5 ставки работника

  Должна ли наша организация предоставлять совместителю ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней, ведь работает он всего на 0,5 ставки

• Отпуск без сохранения зарплаты. Шпаргалка для кадровика

  Трудно представить организацию, в которой работодатель никогда не сталкивался с желанием работника взять отпуск за свой счет (отпуск без сохранения заработной платы). В большинстве случаев речь идет об отпусках, которые предоставляются по просьбе работника и по усмотрению работодателя. Но в определенных ситуациях и для отдельных категорий работников действующее законодательство устанавливает обязанность работодателя по предоставлению отпуска без сохранения заработка.

• Допустим ли административный отпуск?

  В период экономического спада направление работников в неоплачиваемый отпуск стало распространенным способом снижения расходов на оплату труда. В статье обсудим правомерность его применения. По данным Международной организации труда, в связи с углублением…

• Путевки за счет ФСС РФ

  В некоторых случаях отдых или лечение могут быть оплачены за счет средств ФСС РФ.

• Простой - работа в организации временно приостановлена

  Руководство может принять решение о временной приостановке работы в организации. Причины разные: поломка оборудования, перебои в поставке сырья, авария или стихийное бедствие. Но даже в такой ситуации компания обязана вести учет и сдавать налоговую и бухгалтерскую отчетность.

• Работа во время отпуска по уходу за ребенком: проясняем ситуацию

  Трудовой кодекс законодательно закрепляет решение часто встречающейся в жизни проблемы. Мать ребенка или другие, имеющие право на отпуск по уходу за ребенком лица, в ряде случаев имеют возможность выполнять работу на дому или трудиться неполный рабочий день. И желают эту возможность реализовать. Причин для этого немало: необходима дополнительная материальная поддержка семьи, требуется постоянно повышать свою квалификацию, да и просто, не хочется надолго отрываться от коллектива. Рассмотрим, как это реализуется в трудовом законодательстве.

• Отпуск работника - вопросы и ответы

  Вопрос: Работник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, приказ кадровой службой подготовлен и передан в бухгалтерию для оплаты предстоящего отдыха. Но в связи с трудным финансовым положением бухгалтерия оплатит отпуск только после его окончания. Может ли…

• Режим ненормированного рабочего времени. Тонкости применения

  Ненормированный рабочий день... Чаще всего эту формулировку применяют, чтобы узаконить регулярные переработки большинства сотрудников. Но ведь дело не в названии. Это особый режим организации рабочего времени, который Трудовой кодекс применять разрешает, но только для отдельных работников и при выполнении целого ряда условий.

• Что такое ненормированный рабочий день

  Роструд подробно разъяснил, что такое режим ненормированного рабочего дня и как он должен быть компенсирован в соответствии с действующей редакцией Трудового кодекса.

• Отпуск отпуску рознь. Предоставление отпуска работодателями - индивидуальными предпринимателями

  Взаимоотношения работника и работодателя - индивидуального предпринимателя имеют свои особенности.

• "Сокращение" рабочего времени

  Сегодня популярной «антикризисной» мерой является так называемое сокращение рабочего времени. Цель этой меры на практике одна - уменьшение заработной платы. При этом термин «сокращение рабочего времени» понимается в экономическом смысле, а не в юридическом, что порой приводит к совершенно неожиданным для работодателей правовым последствиям...

• Неполное рабочее время: исправляем нарушения

  В нынешних условиях перевод сотрудников на режим неполного рабочего времени практикуется компаниями достаточно часто*. Однако сама процедура установления неполной занятости с точки зрения закона не всегда выполняется безупречно. Давайте рассмотрим наиболее проблемные ситуации, связанные с изменением режима работы, о которых рассказали наши читатели. Проанализируем ошибки, заложенные в этих ситуациях, и подскажем, как их исправить.

  Многие, наверное, согласятся, что праздники – дело очень субъективное. Помимо праздников, упомянутых в календаре, - «8 марта», «новый год» и т.д. существуют дни, которые люди по тем или иным причинам тоже считают праздником.

• Виды рабочего времени

  Рабочее время нормальной продолжительности и сокращенное рабочее время устанавливаются Трудовым кодексом и другими законами, тогда как неполное рабочее время устанавливается по соглашению между работником и работодателем.

• Продолжительность рабочего дня (смены)

  Рабочий день – это установленное законом время суток, затрачиваемое на работу. Длительность работы в течение суток, момент ее начала и окончания, перерывы устанавливаются правилами трудового распорядка, а для сменной работы – еще и графиками сменности.

• Рабочее время – что это?

  Рабочее время – это то время, в течение которого работник по условиям трудового договора должен выполнять свои трудовые обязанности, а также некоторые другие периоды времени, которые законодательство РФ относит к рабочему времени.

Какие формы утверждены для ведения учета рабочего времени? Как правильно заполнять простой бланк учета рабочего времени? В этой статье мы расскажем о том, как правильно заполнять бланки документа. На нашем сайте вы также сможете скачать простой бланк табеля учета рабочего времени.

Табель для учета рабочего времени на одном листе

Табель рабочего времени бланк на одном листе а4 excel по форме №Т-13 начинается с указания сведений о работодателе:

1. Название предприятия
2. Код по ОКПО
3. Наименование подразделения (если имеется).

Когда без формы Т-13 не обойтись,

Табель учета рабочего времени, бланк скачать на одном листе а4 который доступен для скачивания на этом сайте, содержит список всех работников каждого предприятия или подразделения. ФИО каждого специалиста нужно указывать полностью. При заполнении документа в 1 и 3 верхних строках цифровым или буквенным кодом вписывается причина неявки/явки. В строках №2 и №4 указывается общее число отработанных и пригулянных часов.


Упрощенный табель рабочего времени

Бланк табеля рабочего времени упрощенный в ворде и excel по форме Т-12 ведется в одном экземпляре. Предусмотрено 2 варианта заполнения этого документа:

1. В форме указываются явки и пропуски сотрудников
2. В документ заносят только отклонения, а именно простои и пропуски работы.

В любом случае упрощенный excel содержит сведения 2 типов:

1. Цифровой или буквенный код, который свидетельствует о том, присутствовал сотрудник на рабочем месте или нет
2. Общее число часов, которые специалист провел на рабочем месте.

Заполненный бланк табеля рабочего времени упрощенный, скачать бесплатно который доступен для скачивания на этой странице, передается в бухгалтерию.

Для чего используют табель

Учет проработанного времени – это не прихоть работодателей, а обязанность, оговоренная в трудовом законодательстве. Вести учет обязаны не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели. Для этой цели Госкомстат разработала 2 бланка - №Т-12 и №Т-13.

Бланк листа учета рабочего времени был утвержденный Госкомстатом 05 января 2004 года. Этот документ помогает:

1. Вести учет времени, которое работник отработал на предприятии
2. Следить за тем, как соблюдается трудовой график
3. Получить официальное доказательство о том, сколько времени проработал на предприятии каждый подчиненный для расчета заработных плат и составления статистических отчетов.

Скачать чистый бланк word которого можно на нашем сайте, дает возможность бухгалтеру подтвердить правомерность начислений той или иной суммы. Этот документ также очень важен для сотрудников кадрового отдела, ведь позволяет узнать, в какие дни отсутствовал и присутствовал на работе сотрудник, чтобы наложить взыскание на него.

Табель учета рабочего времени, скачать бесплатно в excel который вы сможете ниже, зачислен трудовым законодательством к документам, которые уволенный работник получает по запросу.

Посмотрите видео

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

• учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
• контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
• иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

• табель рабочего времени на 2019 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
• подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
• после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Заполнение табеля рабочего времени

Применяются два способа заполнения табеля:

• сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
• заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

• 8 цифр для юрлиц;
• 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

• Номер документу присваивается по порядку.
• Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

• Порядковый номер в табеле.
• Фамилия и должность работника.

• Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

• Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
• В — выходной;
• К — командировка;
• ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

• В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

• В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

• 2000 — зарплата (оплата труда);
• 2012 — отпускные.

• Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

• В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

• 3 дня — в связи с командировкой;
• 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

• сотрудник, ответственный за ведение;
• руководитель отдела;
• кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

• какой именно вид отпуска проставлять;
• период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
• каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

	очередной оплачиваемый отпуск
	дополнительный оплачиваемый
	административный (без сохранения ЗП)
	учебный с сохранием ЗП
	учебный без отрыва от производства (сокращенный день)
	учебный без сохранения ЗП
	по беременности и родам
	по уходу за ребёнком до 3 лет
	без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях
	дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Отсутствие на рабочем месте:

	временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия
	временная нетрудоспособность без выплаты пособия
	сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях
	вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)
	неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей
	прогул без уважительных причин
	режим неполного рабочего времени
	выходные и праздничные нерабочие дни
	дополнительный оплачиваемый выходной
	дополнительный неоплачиваемый выходной
	забастовка
	невыясненная причина неявки
	простой по вине работодателя
	простой по не зависящим ни от кого причинам
	простой по вине работника
	отстранение от работы (оплачиваемое)
	отстранение без сохранения ЗП
	приостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/):

Заполненный образец табеля рабочего времени

Табель учета рабочего времени ‒ документ, использующийся с целью внесения информационных данных касательно проведенного времени на рабочем месте сотрудником компании. Основываясь на указанных сведениях, бухгалтер начисляет зарплату и выплаты. Такой документ должен быть в любой организации не зависимо от формы собственности. При его отсутствии предусматривается административная ответственность согласно действующему законодательству.

Заполнение документа

Бланк T-12‒T-14 может заполняться персонально работником, сотрудником, входящим в кадровый отдел, главным структурного подразделения или нанятым табельщиком. Он считается основным учетным документом и в зависимости от особенностей кадрового учета, может заводиться на лиц организации либо для каждого отдела вестись в индивидуальном порядке.

В документ вносятся данные организации, содержащие: полное название, код ОКПО, вид деятельности, правовой статус и структурный отдел на который распространяется табель. Затем в предусмотренное поле вписывается порядковый номер, отвечающий документообороту, и фиксируется отчетный период. Форма Т-13 используется, когда фиксация присутствия и отсутствия на рабочем месте сотрудника выполняется автоматически.

Чистый табель учета рабочего времени считается регулярным документом, поэтому каждый месяц составляется по-новому. Все экземпляры имеют определенный порядковый номер, который приравнивается к месяцу их создания. Данный вид документации разрешен для заполнения в письменной и электронной форме. После внесения нужных данных выполняется его подпись ответственными лицами.

Для чего требуется вести табель учета рабочего времени

Благодаря табелю учета кадровики и бухгалтера могут совершать:

• Подсчет времени наемного работника;
• Контроль над соблюдением графика в рабочий период;
• Начисление заработной платы на основании указанной информации.

Такой документ выдается каждому работнику вместе с трудовой книжкой при увольнении.

Форма Т-12

Трудовым законодательством РФ не регламентируется применение действующей формы табеля, но скачать в Excel готовый бланк будет намного проще и быстрее, чем самостоятельно его составлять. Форма Т-12 ведется вручную и состоит из 2-х разделов:

• Подсчет времени потраченного на работу;
• Расчет, связанный с выплатой з/п.

В документ заносятся отработанное и неотработанное время, которое отображается в часах и минутах. Он оформляется за месяц и должен содержать ведомости о штате работников. Готовый бланк подписывается главным лицом и специалистом кадрового отдела, после чего направляется к бухгалтеру.

Пометки в табеле

Согласно правилам внесения данных в табель учета времени, формы 0504421 на период 2017 года информация относительно присутствия и отсутствия работника отображается в виде кодов. Предусматриваются обозначения с использованием букв и цифр:

• «Я», «01» — работа в дневную смену;
• «Р», «14» — отпуск в связи с беременностью, родами и усыновлением недавно рожденного ребенка;
• «ОЖ», «15» — отпуск для ухода за новорожденным малышом до момента исполнения им 3-х лет;
• «ОТ», «09» — главный отпуск, который оплачивается;
• «ОД», «10» — дополнительный отпуск, который оплачивается.

На нашем сайте вы сможете бесплатно загрузить чистый бланк табеля учета рабочего времени и прочих документов, которые востребованы в различных сферах деятельности. При необходимости есть возможность посмотреть пример правильного заполнения документации с учетом всех требований. Для поиска нужного файла воспользуйтесь поиском.

Скачать документы

Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте

Табель учета рабочего времени Т-12
Табель учета рабочего времени-Т-13